Planificación de un proyecto agrícola

Brad Ward posee muchos años de expe­riencia en finanzas agrícolas como oficial de préstamos y asegurador hipotecario, y ha revisado y asesorado sobre numerosos planes de negocios y de finca. También trabajó durante 3 años en la Costa Norte de Honduras como gerente de finca en la Finca Cornerstone/Hospital Loma de Luz. Sus antecedentes y experiencia signifi­can que él conoce bien qué preguntas es importante hacer al planificar un proyecto agrícola. Brad se unió recientemente al personal de ECHO.

Se ha dicho que una meta sin un plan es sólo un deseo. Los estudios han dem­ostrado que los individuos con metas claras, escritas, tienen significativamente mayores probabilidades de lograr el éxito que aquéllos sin metas claramente defini­das. Por ejemplo, un estudio realizado por Gail Matthews, Ph.D., en la universidad Dominican, encontró que los individuos con metas escri­tas tenían una tasa de éxito un 42% mayor en el logro de sus metas que aquéllos sin metas escritas. Además, el estudio mostró que las personas que se comprom­etieron en forma pública con sus metas al compartirlas con un amigo y a rendir cuentas ante ellos mismos por sus planes de acción, tenían un 78% más de probabilidades de lograr el éxito. Sin lugar a dudas, nuestros mejores esfuerzos no siempre resultan en nuestra definición de éxito, y necesitamos confiar diariamente en Dios para que Él nos dirija e incluso cam­bie nuestra senda. Pero el a menudo citado estudio de Matthew ilustra la efectividad no sólo de fijar metas, sino también de pon­erlas por escrito y compartirlas con otros pues buscamos cómo ser mejores admin­istradores.

Un plan de proyecto de finca/agrícola es un documento vivo. Es específicamente una herramienta que puede ayudar a enfocar la energía finita y los recursos intelectual y de capital para que podamos aprovechar al máximo los “talentos” que nuestro Dios nos ha confiado. Un buen plan logra tres tar­eas principales. Primero, pinta un cuadro preciso del estado actual del proyecto agrícola. Incluye todos los activos y pasi­vos potenciales que afectan al proyecto. Segundo, el plan pinta un cuadro de lo que los diseñadores esperan en que se convierta el proyecto. Comparte una visión del proyecto en cierto punto en el futuro. Tercero, un conjunto de instrucciones pasa a paso enlaza el cuadro de la realidad actual y la meta del proyecto, ayudando a los participantes a viajar desde “eso que es” hasta “eso que esperan”.

Este artículo pretende mostrar un pan­orama general de un método demostrado para crear un plan de proyecto agrícola escrito. Debido al alcance del tema, este artículo se enfocará principalmente en la estructura básica de un plan de finca/ proyecto, los procesos de analizar y reg­istrar la situación actual del proyecto, y finalmente el proceso de refinar y articu­lar la visión del proyecto a medida que alcanza su pleno potencial. Estos procesos pueden utilizarse para una gran variedad de proyectos incluyendo fincas de dem­ostración, fincas comerciales, producción de alimentos para instituciones e incluso pequeñas fincas familiares / de subsisten­cia. Además, estos procesos pueden ser útiles al trabajar con comunidades para elaborar planes de seguridad alimentaria local y producción de ingresos en coopera­tivas. En un futuro artículo se presentará una discusión a fondo de cómo el plan de finca/ proyecto puede utilizarse como una herramienta gerencial vital. Recuerde que no existe un sólo método correcto para organizar, planificar y ejecutar un proyecto. Esperamos que las ideas compartidas en este artículo inspiren su creatividad y le convenzan del valor de poner su plan por escrito.

Para comenzar, organice sus ideas elaborando un índice, como se muestra abajo.

• Introducción
• Análisis de la situación actual
• Postulado de visión de la finca / proyecto
• Introducción a los componentes individuales de la finca / proyecto
• Plan de componentes individuales
  • Situación actual
  • Visión
  • Plan de acción con cronogramas
  • Herramientas financieras del componente
• Integración del componente
• Estados financieros
• Documentos de apoyo

Con la estructura del plan elaborada, describiré en forma breve la función de cada elemento en el índice arriba mencionado. 

Introducción al plan de finca

La introducción sirve como una descripción breve de uno o dos párrafos sobre las razones que usted tiene razones para elaborar un plan escrito, con una breve reseña de cómo se utilizará el plan para ayudarle a manejar su finca / proyecto. Una razón para crear un plan podría ser el deseo de evaluar en forma sistemática los recursos que están disponibles para comenzar o ampliar un proyecto. Otra razón podría ser proporcionar una herramienta que ayude a comunicar el alcance de un proyecto y mantener a las partes interesadas enfocadas 

Análisis de la situación actual

Esta sección del plan es una descripción amplia y detallada del estado actual del proyecto. Si el proyecto todavía no ha comenzado, esta sección describirá el entorno actual en el cual comenzará el proyecto. Las descripciones incluirán tanto lo tangible como lo abstracto. Los elementos tangibles podrían incluir descripciones del tamaño de la tierra, suelos, el terreno, uso actual, agua, clima, estructuras existentes, usos de la tierra cercana, recursos financieros disponibles, etc. Los elementos abstractos podrían incluir descripciones de cosas como relaciones dentro de la comunidad en la cual se desarrollará el proyecto, los mercados potenciales para sus productos, el clima político, la experiencia y conocimiento de los involucrados en el proyecto, etc.

Podría parecer difícil encontrar tiempo para elaborar una descripción precisa y detal­lada del estado actual de su finca / proyecto, pero sin este paso crítico la senda hacia un futuro esperado estará llena de pasos falsos innecesarios y decepciones. Como con cualquier proyecto complejo, definir las categorías principales y luego dividirlas en grupos manejables puede ayudarle a tra­bajar en forma sistemática hacia el éxito. Otra ventaja de dividir el análisis de la situación actual es que permite compartir el trabajo. Algunas partes del análisis exi­girán la recopilación de datos. Al delegar estas tareas, el trabajo puede completarse en forma más eficiente y pueden represen­tarse puntos de vista adicionales.

Lo que sigue es una lista de categorías principales (características físicas, factores ambientales y factores relativos a la comu­nidad) con una lista parcial de subgrupos que se utilizaron como la estructura del análisis de la situación actual de un plan de finca en Centroamérica. No existe un único método correcto para elaborar un análisis de la situación actual, así que utilice esta lista para que le ayude a inspirar su propia creativida

1. A. Características físicas

   1. a. Tamaño de la finca
   2. b. Terreno
   3. c. Tipos de suelo

      d. Agua

      1. i. Fuentes de agua existentes
      2. ii. Fuentes de agua posibles

   4. e. Infraestructura

      1. i. Cercas
      2. ii. Edificios
      3. iii. Caminos
      4. iv. Diques

   5. f. Cultivos existentes / plantas

2. B. Factores ambientales

   1. a. Clima

      1. i. Precipitación
      2. ii. Temperaturas altas / bajas
      3. iii. Estaciones
      4. iv. Eventos meteorológicos extremos

   2. b. Luz solar

      1. i. Duración del día
      2. ii. Mapeo de sombra / pleno sol

   3. c. Problemas de erosión

   4. d. Estaciones de siembra de los cultivos locales

3. C. Factores relativos a la comunidad

   1. a. Instituciones locales
   2. b. Propiedades vecinas
   3. c. Mano de obra
   4. d. Seguridad
   5. e. Mercados existentes
   6. f. Preferencias locales de alimentos
   7. g. Uso de la propiedad / régimen de propiedad

De nuevo, ésta sólo es una lista abreviada muestra. Cuanto más esfuerzo se ponga en la creación de las categorías y subgru­pos principales, cuanto mejor herramienta será el plan escrito. Un poco de esfuerzo ahora puede hacer una gran diferencia en los resultados del proyecto.

Postulado de visión de finca / proyecto

Esta sección del plan es muy similar a la sección sobre la situación actual. Aquí de nuevo usted hará una descripción detal­lada tanto de los ambientes tangibles como abstractos de su finca / proyecto. Sin embargo, esta vez, usted describirá estos ambientes tal como usted espera que existan en el futuro. El postulado de visión podría describir un tiempo específico (p. ej. 5 años en el futuro), o podría ser una descripción del proyecto en su madurez.

El postulado de visión toma en cuenta los elementos mencionados en el Análi­sis de la Situación Actual, pero ahora vis­lumbra nuevos activos y productos pro­ducidos a través del sabio manejo de la finca / proyecto. Aunque algunos sub­grupos tendrán la misma descripción (p. ej. clima, duración del día, etc.), muchas de las descripciones cambiarán en forma drástica. Además, tendrán que agregarse nuevos subgrupos para ayudar a describir los productos y la infraestructura que se vislumbran.

Si el proyecto es de naturaleza comunal, o afectará a una comunidad local (¿qué proyecto no lo hace?), asegúrese de descri­bir los impactos sobre la comunidad que usted prevé. Haga partícipe a la comunidad para que surja una visión común. Ya sea a través de reuniones comunitarias, grupos focales o conversaciones individuales, los afectados deben ser invitados al proceso de formulación de la visión. El consenso es mejor cuando se trata de toma de decisio­nes; los que quedan en el lado perdedor de una votación podrían tratar de hacer algo para que el proyecto fracase o crear obstáculos nuevos y difíciles de superar. Si no se puede lograr un consenso entre aquéllos que reciben un impacto directo de la finca / proyecto agrícola, quizás es mejor esperar un tiempo antes de proceder con el proyecto.

Componentes individuales del plan de finca / proyecto

Comience esta sección describiendo cada componente principal de la finca / proyecto. Por ejemplo, su finca podría tener (o plani­fica tener) animales, cultivos anuales y árboles frutales. En este caso, usted men­cionaría cada animal y cada cultivo que su plan cubrirá y brinde una breve descripción de su alcance. Un ejemplo podría ser:

Los componentes individuales de la Finca Hectáreas Felices:

• Gallinas ponedoras– 50 gallinas más in­cubación de pollitos
• Ovejas de carne– Rebaño de 20 ovejas
• Pastizales– 2 ha de manejo intensivo
• Maíz– 3 ha en rotación con frijoles
• Frijoles– 3 ha en rotación con maíz
• Bananos – 2 ha
• Huerto de hortalizas– ¼ ha con riego por goteo

¡Si el análisis de situación actual y el postu­lado de visión son el corazón y el alma del plan, entonces los planes de componen­tes individuales son el cerebro y el mús­culo! Estos se describen mejor como mini planes de finca / proyecto, cada uno con­centrándose en un componente específico de la finca / proyecto. Este plan incluye descripciones detalladas de la situación actual y de lo que se espera en el futuro – para cada componente individual. Además, el plan de componente individual incluye planes de acción para cada tarea principal y cronogramas o calendarios que ayudarán a hacer que la visión se convierta en una realidad.

Cuanto más detallado y específico sea el plan de acción, tanto más útil será como herramienta en el manejo diario. Los planes de acción deben incluir detalles específicos como quién hará cada tarea, los recursos necesarios para completar cada tarea y cronogramas o calendarios especificando el tiempo en que debe completarse cada una. Los planes de acción ayudan a priori­zar tareas, manejar recursos y mantenerse en el curso previsto. Finalmente, el plan de componentes individuales debe incluir las herramientas financieras necesarias para manejar esa parte del proyecto. Esto inclu­iría un presupuesto, proyección del flujo de caja y análisis de punto de equilibrio. El uso de estos planes de acción, cronogramas y herramientas financieras será el foco de un futuro artículo.

Integración del componente

La meta de esta sección del plan de finca / proyecto es eliminar la competencia por recursos limitados, identificar oportuni­dades sinérgicas, y priorizar actividades. Utilice esta sección para describir la influen­cia que cada componente individual tendrá sobre los otros componentes de la finca. Para ayudar a construir esta sección del plan, podría ser útil comenzar enumerando cada actividad importante del proyecto. Después, junto a cada actividad, indique todos los insumos necesarios y subproduc­tos producidos. Esta lista después puede analizarse para encontrar oportunidades en las cuales el subproducto de una activi­dad es el insumo necesario de otra activi­dad.

Por ejemplo, su plan podría incluir animales de pastoreo para producción de carne o leche y la crianza de pollos para produc­ción de huevos o carne. Al analizar su lista, usted encontraría que sus animales de pastoreo necesitan ser protegidos de parásitos intestinales y que sus pollos necesitan una dieta que incluya proteína. Los parásitos y huevos en el estiércol de los animales de pastoreo podrían ser una buena fuente de proteína adicional para los pollos. Al mismo tiempo, al comerse dichos huevos y gusanos, los pollos mantienen bajo control los problemas de parásitos y de manera efectiva introducen el estiércol en el suelo. En este ejemplo, se aumenta la vitalidad del suelo, se reducen los cos­tos del forraje, y se evitan enfermedades a través de relaciones simbióticas. Ahora pueden emplearse estructuras, cercas y prácticas de manejo para aprovechar esta sinergia natural.

Estados financieros

En esta sección los estados financieros de los componentes individuales se juntan para formar un estado financiero integral para todo el proyecto. Como mínimo esto debería incluir un presupuesto y un análisis de flujo de caja. Un presupuesto simple­mente muestra los gastos esperados y el ingreso previsto de un proyecto, mientras que un análisis de flujo de caja mapea el momento de los gastos y también muestra el momento en el tiempo del ingreso poten­cial. Ambas herramientas son críticas para ayudar a un gerente a mantener el proyecto en el curso planificado y, cuando es nece­sario, a hacer ajustes. Otras herramientas buenas de gestión financiera incluyen el análisis de punto de equilibrio y una hoja de balance. Estas herramientas pueden utilizarse para evaluar la capacidad de un proyecto para generar activos financieros. Dicho esto, tenga presente que existen razones válidas para hacer un proyecto más allá de los retornos financieros. Facili­tar un empleo digno, oportunidades educa­tivas y la protección de los recursos natura­les son algunos buenos ejemplos.

Documentos de apoyo

Estos podrían incluir cosas como mapas, datos del clima, gráficos y fotos

Resumen

Un plan escrito de finca / proyecto agrícola es un componente clave de una buena administración. El proceso de analizar su situación actual y metas le permitirá tra­zar un mapa que puede ayudarle en su recorrido. Dividir metas grandes en tar­eas pequeñas, alcanzables y dentro de un plazo le dará la guía diaria para manten­erse dentro del curso trazado. Entender cómo los componentes individuales de su finca / proyecto trabajan juntos (o contra cada uno) le ayuda a crear un proyecto cuyo “todo” es más grande que la suma de sus partes, e informes financieros apro­piados le dan las herramientas necesarias para un buen manejo y una buena toma de decisiones. Los más importante es que el proceso de planificación puede ayudarle a usted a ver cómo Dios ya le ha bendecido y ayudado a poner en movimiento los sue­ños que Él ha puesto en su corazón.

Recursos adicionales

En ECHOcommunity.org se encuentran disponibles muestras de hojas de trabajo de planificación financiera y una muestra de plan de negocios de finca. Ver la sec­ción “Farm Economic Tools” de la página “ECHO Technical Notes, Other Useful Doc­uments” (Notas técnicas de ECHO, Otros documentos útiles).